Tipps für eine gelungene Geschäftsreise

Bereits die Planung eines Urlaubs ist mit einigem Aufwand verbunden. Wer eine Geschäftsreise organisieren will, sieht sich noch höheren Anforderungen gegenüber. Der reibungslose Ablauf stellt die Basis für erfolgreiche Gespräche mit den Geschäftspartnern dar, weshalb Sorgfalt das oberste Gebot ist. Moderne Videokonferenztechnik kann den persönlichen Termin vor Ort zwar in vielen Fällen ersetzen, manchmal lässt sich die Reise jedoch nicht vermeiden. Für diesen Fall stellt unser Artikel wichtige Tipps vor, mit denen die Planung leicht von der Hand geht.

Die Rahmendaten abstecken

Bevor die eigentliche Organisation beginnt, müssen einige Fakten in Erfahrung gebracht werden. Dazu gehört zum einen die Anzahl der Personen, die an der Reise teilnehmen. Zum anderen muss der Firmensitz des zu besuchenden Geschäftspartners bekannt sein, um Plätze in den entsprechenden Verkehrsmitteln buchen zu können. Weitere relevante Fragen, die es zu klären gilt, sind: Welche Termine finden wann und wo statt? Wie lange dauert der Aufenthalt insgesamt? Welchem Zweck dient die Reise?

Idealerweise wird anhand dieser Eckdaten jeder einzelne Tag durchgeplant, damit das pünktliche Erscheinen zu sämtlichen Terminen gesichert ist. Für die Anreise ist es wichtig, den Transport zum Flughafen oder Bahnhof zu organisieren. Anhand des Abflugs oder der Abfahrt muss festgestellt werden, wann der Zubringer die Reisenden abholen sollte. Am besten wird ein Puffer für zeitraubende Hindernisse wie Staus oder Berufsverkehr eingeplant. So sind die Personen, die auf den Termin entsandt werden, mit Sicherheit rechtzeitig für den Check-in vor Ort.

Papiere und Unterlagenmappe planen

Anhand des Reiseziels muss festgestellt werden, welche persönlichen Dokumente erforderlich sind. Wird ein Visum benötigt? Dann gilt es, dieses frühzeitig zu beantragen. Müssen Schutzimpfungen nachgewiesen werden? Haben alle Teilnehmer eine Auslandskrankenversicherung? Schon anhand dieser Überlegungen wird ersichtlich, wie anspruchsvoll die Organisation einer Geschäftsreise sein kann. Wer sich auf Videokonferenztechnik verlässt, hat deutlich weniger Arbeitsaufwand.

Neben den amtlich vorgeschriebenen Papieren benötigen die Reisenden noch weitere Dokumente, um vor Ort stressfrei arbeiten zu können. Jedem muss ein Plan ausgehändigt werden, der alle wichtigen Termine nebst den Adressen beinhaltet. Wichtige Telefonnummern wie die Hotline der Bank bei Verlust der Kreditkarte, die Durchwahl des Geschäftspartners und die örtlichen Notfallrufnummern müssen ebenfalls aufgelistet werden. Auftragsspezifische Unterlagen dürfen ebenfalls nicht fehlen, beispielsweise vorbereitete Verträge, die vor Ort im Falle des Geschäftsabschlusses unterschrieben werden.

Alles in allem ist eine berufliche Reise ein aufwendiges Vorhaben, das nur mit professioneller Planung gelingen kann. Die vorgenannten Tipps haben die wichtigsten Aspekte zusammengefasst und bieten somit einige Denkanstöße zur Thematik.