Ihre Veranstaltung: So wird’s ein Erfolg!

Die Durchführung einer Veranstaltung kann ein langwieriger und mühsamer Prozess sein. Deshalb muss eine gute Organisation vorhanden sein. Mit den richtigen Voraussetzungen macht es richtig Spaß, ein Fest auf die Beine zu stellen, anstatt sich wie eine lästige Pflicht anzufühlen. Als Erstes müssen Sie Ihre Herangehensweise anpassen: Wenn Sie sich im Voraus Gedanken über die gesamte Organisation machen, wird sich Ihre spätere Arbeitsbelastung erheblich verringern. Wie auch immer Ihre Veranstaltung aussieht, die Tipps in diesem Artikel werden Ihnen helfen, jeden Schritt des Events bestmöglich zu planen.

Verstehen Sie, warum Sie diese Veranstaltung durchführen

Bevor Sie den perfekten Aktionsplan aufstellen, um Ihre Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu machen, müssen Sie zunächst alle Gründe kennen, die Sie dazu bewegen, ein solches Event zu organisieren. Dieser Satz mag lächerlich klingen, aber er ist dennoch entscheidend. Je besser Sie den Rahmen oder den Zweck Ihrer Veranstaltung kennen, desto größer sind Ihre Erfolgschancen. Egal, ob es sich um eine kommerzielle, persönliche, berufliche, soziale, wohltätige, gewinnorientierte oder nicht gewinnorientierte Veranstaltung handelt, Ihr Organisationsprozess muss jedes dieser Merkmale berücksichtigen. Die Organisation einer Veranstaltung mit einem wohltätigen Zweck erfordert nicht die gleichen Maßnahmen wie diejenige einer professionellen oder kommerziellen Initiative zum Beispiel.

Erstellen Sie eine Budgetprognose

Die Ausgaben müssen weit im Voraus geplant werden. Anhand Ihrer Budgetprognose können Sie sich ein genaues Bild davon machen, wie viel Sie in die Organisation Ihrer Veranstaltung investieren müssen. Um ein solides Budget zu haben, brauchen Sie Antworten auf drei wichtige Fragen: erstens, wie Sie Ihr Budget festlegen, zweitens, wie Sie Ihr Budget auf die einzelnen Maßnahmen aufteilen und drittens einen Notfallplan für den Fall, dass die Ausgaben Ihr festes Budget überschreiten. Was die Methoden angeht, so können Sie sich entweder für eine professionelle entscheiden oder eine einfachere Kalkulation verwenden, z. B. eine Tabelle erstellen. Dann müssen Sie das Budget in verschiedene Teile aufteilen. Schließlich sollten Sie immer ein Backup für den Fall einplanen, dass die Dinge nicht so laufen wie geplant. Lösungen wie Partnerschaften, Sponsoring oder der Verkauf von Eintrittskarten können dazu beitragen, Ihre Kosten zu senken.

Die Wahl des richtigen Zeitpunkts

Es ist wichtig, den richtigen Zeitpunkt für die Organisation Ihrer Veranstaltung zu finden. Bevor Sie einen Termin festlegen, sollten Sie zunächst prüfen, ob zur gleichen Zeit bereits eine Veranstaltung derselben Größenordnung oder mit einem ähnlichen Thema stattfindet. Außerdem muss der gewählte Zeitpunkt auf die Zielgruppe abgestimmt sein. Wenn Sie beispielsweise einen Workshop für Schulkinder veranstalten, ist es vielleicht nicht ratsam, ihn während der Schulzeit abzuhalten. Der Austragungsort spielt auch eine wichtige Rolle. Wenn Sie zum Beispiel eine Eventlocation in Essen von collective.ruhr brauchen, müssen Sie damit Rechnen, dass Sie sich um die Reservierung schon mehrere Monate im Voraus kümmern sollten.